Sådan tiltrækker din sportsklub nye medlemmer til åbent hus

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du vil tiltrække nye medlemmer til din sportsklub med et åbent hus, skal du gøre tre ting rigtigt. Du skal vælge et tidspunkt og et sted, hvor din målgruppe har tid og overskud. Du skal gøre klubben synlig langt væk, så folk finder dig. Og du skal lade gæsterne prøve sporten med det samme og følge op på dem inden for få dage. Det kræver hverken stort budget eller avanceret logistik, men det kræver, at du planlægger fra gæstens perspektiv og ikke kun fra klubbens. I denne guide gennemgår vi, hvordan du gør det trin for trin.

Tiltræk nye medlemmer til sportsklubben: Start med mål, målgruppe og dato

Mange klubber holder åbent hus, fordi “det plejer vi”, og målet er løst formuleret som “at få nogle flere”. Det giver en dag, hvor ingen helt ved, hvad der skal ske, og hvor ingen bagefter kan sige, om den lykkedes. Start derfor med at skrive tre ting ned.

• Hvem skal komme? Børn og deres forældre, unge voksne, tilflyttere, motionister eller tidligere spillere, der har holdt pause? Hver gruppe har forskellige spørgsmål og forskellig tid på dagen.
• Hvad skal de bagefter gøre? Melde sig til en prøvetræning, skrive sig på en venteliste eller melde sig ind med det samme. Vælg én primær handling.
• Hvad har vi plads til? En klub med fuldt hold i U12 har ikke gavn af en kampagne, der trækker ti nye børn til, hvis der ikke er trænere nok. Vær ærlig om kapaciteten, ellers risikerer du at skuffe dem, du lige har fået fat i.

Når målgruppen er klar, bliver valget af dato lettere. Familier med børn kan oftest en lørdag eller søndag formiddag. Voksne motionister kan nemmere en hverdagsaften eller en lørdag. Studerende og tilflyttere er mest åbne, når en ny sæson eller et nyt semester begynder. Tjek desuden disse forhold, før du låser datoen:

• Skolekalenderen: Undgå ferieuger, hvor mange familier er væk, og weekender lige før eller efter ferier.
• Lokale arrangementer: Byfest, loppemarked, stævner i andre klubber eller store sportsbegivenheder i tv kan tage din målgruppe. Kig i kommunens kalender og på lokale Facebook-grupper.
• Sæsonen: Udendørssport fungerer bedst, når vejret er til at stå i, og når tilmeldingen alligevel er åben. Indendørssport har større frihed, men konkurrerer til gengæld med alle de andre klubber, der også vil have nye medlemmer efter sommerferien og nytår.
• Dine egne frivillige: En dag med få hænder ender som en dag med dårlig service. Spørg trænere og bestyrelse, hvem der kan stille op, før du melder datoen ud.

Annoncér datoen mindst et par uger i forvejen. Så kan du nå klubbens egne medlemmer, som er din bedste kanal: De kender naboer, kolleger og klassekammerater, og en personlig invitation vejer tungere end en annonce.

Placering og synlighed: Sådan finder folk din stand

Den klassiske fejl er, at klubben holder åbent hus i klubhuset og regner med, at folk selv finder derhen. Dem, der ikke allerede kender klubben, kommer sjældent. Du får flere nye ansigter, hvis du går derhen, hvor folk allerede er, eller gør det umuligt at overse, hvor du er.

Vælg et sted med naturlig trafik

Overvej, om dagen skal ligge ved klubbens egne faciliteter, eller om du også skal have en satellitstand et andet sted. Gode steder er blandt andet:

• indgangen til den lokale hal, svømmehal eller idrætsanlæg, hvor andre brugere kommer forbi
• torvet eller gågaden på en dag med lokalt liv, fx byfest eller ugemarked
• skolens område i forbindelse med skolestart eller forældremøder, efter aftale med skolen
• kommunale foreningsdage og idrætsarrangementer, hvor mange foreninger står samlet

Står du på offentligt areal, skal du kontakte kommunen og høre, om du skal have tilladelse, og hvilke regler der gælder for skilte og flag. Står du på privat område, skal du have grundejerens accept. Aftal det i god tid og ikke på selve dagen.

Synlighed på afstand er halvdelen af jobbet

En stand med et bord og en folder bliver let usynlig. Folk går forbi på vej et andet sted hen og når først at se dig, når de er lige ved siden af. Du har brug for noget højt, som står frit og kan ses over hovederne, parkerede biler og andre stande. Derfor vælger mange klubber et beachflag med logo: Det er let at transportere, hurtigt at sætte op og kan ses langt væk. Ziwes leverer fx beachflag helt op til 7 meters højde, og de beskriver synlighed fra flere hundrede meters afstand. Til en lille klub er et mere almindeligt format nok, men det er rart at vide, at der er mulighed for at gå højt op, hvis man står i et område med meget støj og mange konkurrerende stande.

Tænk over følgende, når du vælger og stiller flaget op:

• Underlag bestemmer fod: På græs bruger du jordspyd, mens man på asfalt, fliser eller i en hal bruger fod, som kan fyldes eller belastes. Bestil det rigtige tilbehør fra start.
• Ballast er ikke valgfrit: Jo højere flaget er, desto mere vind tager det. Brug den ballast, som leverandøren anbefaler til netop din model. Spørg, hvis du er i tvivl om, hvad der passer til din højde og dit underlag.
• Hold afstand til mennesker og tilskuere: Sæt ikke et højt flag op, hvor det kan vælte ind i børn, boldbaner eller overhead-ledninger. Tag det ned, hvis det begynder at blæse kraftigt.
• Få budskabet til at kunne læses fra afstand: Logo, klubnavn og én kort sætning som “Åbent hus – kom og prøv” er nok. Lange tekster kan ikke læses på 50 meters afstand.
• Brug klubfarverne: Hvis flaget matcher trøjer, bannere og frivilliges tøj, opfatter folk det som ét samlet udtryk.

Et flag alene er ikke nok, hvis du står på et stort område. Overvej to eller tre flag, der leder folk i retning mod standen, for eksempel et ved vejen, et ved indgangen og et ved selve aktiviteten. Ziwes leverer også bannersejl som supplement til flag og et popup telt, som både giver læ og et samlet visuelt udtryk. Det er især praktisk, hvis dagen ligger i en periode med uvejr, hvor gæsterne ellers vil se til fra bilen i stedet for at bevæge sig hen til dig.

Aktiviteter der holder på interessen

Synlighed får folk hen til standen, men det er aktiviteterne, der får dem til at blive. Den vigtigste regel er enkel: Lad folk prøve sporten. Ingen melder sig ind i en klub, fordi en folder lover god stemning, men mange gør det efter fem minutter, hvor de selv har haft bolden, ketsjeren, stangen eller cyklen i hånden.

Gør det nemt at sige ja til at prøve

• Korte prøveforløb: Lav stationer, hvor gæsterne kan prøve sporten i få minutter uden tilmelding og uden at skulle præstere. Det passer til forbipasserende, som kun har kort tid.
• Tilpas niveau: Begyndere har brug for opgaver, de kan klare. Er alle aktiviteter lavet til de erfarne, melder nybegyndere sig ud af klubben, før de har meldt sig ind.
• Trænere i aktion: Lad trænerne stå ved stationerne, ikke bag et bord. Det er dem, nye medlemmer skal møde, og de kan svare på spørgsmål om niveau, tid og pris, mens de viser øvelserne.
• Familieaktiviteter: Hvis børn er målgruppen, skal forældrene også kunne være med. Giv dem kaffe, en siddeplads og noget at se på, så de bliver stående, mens børnene prøver.

Giv folk en grund til at blive lidt længere

• Mini-turnering eller udfordring: En enkel konkurrence som “ramt målet tre gange” eller “længste serve” trækker folk ind og giver naturlig synlighed for dem, der kigger på.
• Demonstration: Lad klubbens hold vise, hvordan sporten ser ud, når den bliver spillet godt. Det giver noget at se på og viser, hvad man kan blive i klubben.
• Lån af udstyr: Mange tøver, fordi de ikke ved, hvad de skal investere i. Fortæl, at man kan låne udstyr, og at man ikke skal købe noget, før man har prøvet sporten et par gange.
• Foto og deling: Et lille fotopunkt med klubbens logo i baggrunden, eller en tavle hvor man kan skrive “Jeg prøvede …”, giver deling på sociale medier og dermed gratis opmærksomhed i dit lokalområde.
• Præmie til alle, ikke kun vinderen: Et lille klubmærke, en drikkedunk eller en klistermærke koster lidt, men gør, at gæsterne har noget at tage med hjem, som minder dem om klubben.

Stand, frivillige og velkomst: Det første indtryk

Folk afgør hurtigt, om en stand virker indbydende. Det handler mindre om, hvor meget udstyr du har, og mere om, om nogen smiler, hilser og inviterer til at være med.

Bemanding og tøj

Sørg for, at dem, der står på standen, er genkendelige. Ens klubtøj, fx trøjer, veste eller jakker i klubbens farver, gør det let for gæster at se, hvem de skal spørge. Det er en fordel, hvis tøjet er funktionelt og passer til vejret. Frivillige, der fryser eller sveder, er sjældent gode ambassadører. Giv desuden hver vagt en lille rollefordeling:

• én, der byder velkommen og tager første samtale
• én eller flere, der står ved aktiviteterne
• én, der tager sig af tilmelding og praktiske spørgsmål

Sørg for, at alle kan svare på de samme spørgsmål: Hvad koster det? Hvornår træner I? Hvilket niveau skal man have? Kan man prøve gratis? Hvem kontakter jeg? Skriv svarene ned på ét ark, som alle frivillige har med.

Information, der kan læses på tre sekunder

Lav ét enkelt oversigtsskilt eller en folder med træningstider, aldersgrupper, pris og kontaktoplysninger. Undgå at forklare klubbens historie og vedtægter. Sæt en QR-kode op, som fører direkte til tilmelding eller prøvetræning. Så kan folk gøre det, mens de stadig er begejstrede, og ikke kun “når de lige får tid”.

Børn, tryghed og data

Hvis du arbejder med børn, vil forældre spørge, hvem der træner dem. Fortæl gerne om klubbens trænere og om, hvordan klubben passer på børnene. Spørg Danmarks Idrætsforbund eller dit specialforbund, hvis du er i tvivl om kravene til børneattester og retningslinjer for frivillige. Samler du navne, mails og telefonnumre, skal du kun indsamle det, du har brug for, og fortælle, hvad oplysningerne bruges til. Datatilsynet har vejledning om, hvordan foreninger behandler personoplysninger, og det er en god idé at læse den, før du laver en tilmeldingsliste.

Opfølgning: Fra interesse til medlemskab

Mange klubber bruger al energi på selve dagen og glemmer bagefter. Men det er ofte opfølgningen, der afgør, om gæsterne bliver medlemmer. En person, der var begejstret lørdag, har glemt det igen onsdag, hvis ingen har kontaktet hende.

Før dagen slutter

• Bed om kontaktoplysninger: Giv gæsterne en grund til at skrive deres navn og mailadresse eller telefonnummer ned, fx en tilmelding til prøvetræning, et nyhedsbrev eller deltagelse i en konkurrence. Forklar kort, hvad oplysningerne bruges til.
• Book en konkret dato: “Kom og prøv” er svagere end “Vi ses tirsdag klokken 17, og Mette tager imod dig”. Skriv datoen på et kort, og giv det med.
• Notér, hvad de var interesserede i: Så kan opfølgningen blive personlig i stedet for generisk.

Dagene efter

1. Dagen efter: Send en kort tak og et link til de næste prøvetræninger. Skriv personligt, og skriv kort.
2. Efter nogle dage: Kontakt dem, som endnu ikke har svaret, med et konkret tilbud: “Der er plads på holdet torsdag, skal jeg sætte dig på?”
3. Ved første prøvetræning: Sørg for, at en bestemt person tager imod, og at nye ikke står alene. Mange springer fra efter første gang, fordi ingen hilste på dem.
4. Efter prøveperioden: Gør indmeldelsen enkel, og forklar kontingent, forsikring og eventuelle udgifter til udstyr klart.

Evaluér til sidst. Hvor mange kom, hvor mange prøvede sporten, og hvor mange meldte sig ind? Notér også, hvad der virkede, og hvad der ikke gjorde. Næste gang kan du så gentage de gode ting og justere resten. Det er især værdifuldt, hvis du kan genbruge udstyr som flag, bannere og skilte fra år til år, så det bliver billigere og lettere at gentage.

Trin-for-trin: Din tidslinje for et åbent hus

Brug denne oversigt som tjekliste. Den passer til en mindre klub med få frivillige.

Cirka seks til otte uger før

1. Fastlæg mål, målgruppe og den handling, gæsterne skal foretage.
2. Vælg dato og tidspunkt, og tjek kommunens kalender og lokale begivenheder.
3. Afklar sted, tilladelser og eventuelle aftaler med grundejer, hal eller skole.
4. Bestil synligt udstyr som flag, bannere og eventuelt telt, så du ikke står med leveringstid, når dagen nærmer sig.

Tre til fire uger før

5. Fordel roller blandt frivillige, og aftal, hvem der svarer på hvad.
6. Planlæg aktiviteterne, og tjek, at du har udstyr nok til alle stationer.
7. Lav tilmeldingsløsning med QR-kode og en simpel oversigt over træningstider og pris.
8. Begynd kommunikationen: opslag, plakater, nyhedsbrev til medlemmer og lokale Facebook-grupper.

En uge før

9. Mind medlemmerne om at invitere en ven, kollega eller nabo.
10. Tjek vejrudsigten, og planlæg en plan B: telt, indendørs lokale eller kortere program.
11. Prøv flag, fødder, jordspyd og ballast af, så du ved, hvordan det sættes op, og at alt tilbehør er med.

På dagen

12. Kom i god tid, og stil flag og skilte op, så de kan ses fra den vej, folk kommer.
13. Sørg for, at nogen altid tager imod gæsterne ved indgangen.
14. Indsaml kontaktoplysninger, og aftal en konkret dato for prøvetræning.
15. Tag billeder, men husk at spørge om lov, hvis personer kan genkendes.

Efter dagen

16. Send tak og invitation til prøvetræning dagen efter.
17. Følg op på dem, der ikke har svaret, efter nogle dage.
18. Tag imod nye medlemmer ved første træning.
19. Evaluér, og skriv noter til næste gang.

Typiske fejl, du kan undgå

• For få skilte og for lidt retning: Gæsterne ved ikke, hvor de skal gå hen. Brug flag og pile, så vejen er tydelig.
• Kun information, ingen aktivitet: En stand, hvor man kun må kigge, bliver hurtigt forladt.
• Uklar tilmelding: Hvis det kræver tre klik og en mail til formanden at melde sig til, mister du de fleste.
• For mange budskaber: Vælg ét og gentag det. “Kom og prøv” slår en lang liste af muligheder.
• Ingen opfølgning: Det er den dyreste fejl, fordi du har brugt al energien på at få folk til at komme.
• Ustabilt udstyr: Flag uden tilstrækkelig ballast eller fod kan vælte og blive en sikkerhedsrisiko. Brug det anbefalede tilbehør, og tag flaget ned, hvis det begynder at blæse kraftigt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår på året er det bedst at holde åbent hus i en sportsklub?

Det afhænger af sporten og målgruppen. Mange klubber vælger tidspunktet lige før sæsonstart, når folk alligevel overvejer, hvad de skal bruge tiden på. Undgå ferier og dage med store lokale arrangementer, og tjek kommunens kalender, så du ikke konkurrerer om de samme gæster.

Hvordan får vi forbipasserende til at stoppe op ved vores stand?

Brug synligt udstyr, som kan ses på afstand, og en aktivitet, som folk kan se og blive fristet af. Et højt flag med klubbens logo, bannere i klubfarver og en kort, tydelig tekst fungerer bedre end mange små skilte. Sørg også for, at frivillige står frem og hilser på i stedet for at vente bag bordet.

Hvor højt skal et beachflag være til et åbent hus?

Det afhænger af, hvor meget støj og hvor mange konkurrerende stande du har omkring dig. På et lille, afgrænset område kan et almindeligt format være nok. På store pladser eller langs trafikerede veje er højere flag en fordel. Ziwes leverer beachflag i alle størrelser og helt op til 7 meters højde. Husk fod eller jordspyd og ballast, så flaget står sikkert.

Skal vi have tilladelse til at opstille flag og stand?

Står du på offentligt areal, skal du kontakte kommunen og høre, hvilke regler der gælder. Står du på privat grund, skal du have grundejerens accept. Spørg i god tid, så du ikke bliver bedt om at pakke sammen på selve dagen.

Hvordan får vi flere af gæsterne til at melde sig ind bagefter?

Gør det nemt at sige ja, mens interessen er størst, med QR-kode til tilmelding og en aftalt dato for prøvetræning. Følg op personligt dagen efter, og sørg for, at nye bliver taget godt imod ved første træning. Det er den opfølgning, der gør forskellen mellem en god dag og nye medlemmer.